Cách Kết Nối Máy In Qua Mạng LAN Trên Windows 11

Cách kết nối máy in qua mạng LAN phụ thuộc vào việc máy in có cổng mạng/IP riêng hay chỉ là máy in USB được chia sẻ từ một máy tính khác. Đây là điểm nhiều hướng dẫn trên diễn đàn bỏ qua, khiến người dùng chọn sai loại cổng, cài lại driver nhiều lần hoặc nhận lỗi “Windows cannot connect to the printer”.

Xác định đúng loại kết nối máy in

Máy in mạng có IP riêng

Máy in kết nối trực tiếp vào router hoặc switch bằng dây LAN/Wi-Fi thường có địa chỉ IP riêng. Các máy tính gửi lệnh in trực tiếp đến máy in. Ưu điểm là không phụ thuộc vào một máy tính chủ phải luôn bật.

Máy in USB được chia sẻ

Máy in cắm USB vào máy A và được chia sẻ cho máy B, C qua mạng sẽ có đường dẫn dạng \\TEN-MAY-CHU\TEN-CHIA-SE. Máy chủ phải bật, kết nối mạng và Print Spooler hoạt động thì máy khách mới in được.

Chuẩn bị trước khi kết nối

• Đặt mạng văn phòng là Private chỉ khi đó là mạng đáng tin cậy.
• Bật Network discovery và File and printer sharing trong Advanced sharing settings.
• Cập nhật Windows và tải driver đúng model từ website nhà sản xuất.
• Ghi lại tên máy chủ, tên chia sẻ hoặc địa chỉ IPv4 của máy in.
• Kiểm tra máy chủ/máy in có thể in thử cục bộ trước.

Kết nối máy in có IP riêng bằng Standard TCP/IP Port

1. In trang cấu hình mạng hoặc mở màn hình máy in để lấy địa chỉ IPv4.
2. Trên Windows 11, mở Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners.
3. Chọn Add device. Nếu không tìm thấy, chọn thêm máy in theo cách thủ công.
4. Chọn tùy chọn thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc hostname.
5. Nhập IP máy in, chọn đúng driver rồi in Test Page.

Nếu văn phòng dùng DHCP, nên tạo DHCP reservation cho máy in để IP không đổi sau khi router khởi động lại. Không nên tự đặt một IP nằm trong dải DHCP mà chưa kiểm tra vì có thể gây trùng địa chỉ.

Kết nối máy in USB được chia sẻ từ máy tính khác

Thiết lập trên máy chủ

1. Vào Printers & scanners, chọn máy in và mở Printer properties.
2. Tại tab Sharing, chọn Share this printer.
3. Đặt Share name ngắn, không dấu và ghi lại tên máy tính trong System > About.

Kết nối trên máy khách

Nhấn Win + R, nhập \\TEN-MAY-CHU rồi Enter. Nếu máy in xuất hiện, nhấp đúp để kết nối. Bạn cũng có thể chọn “Select a shared printer by name” và nhập đầy đủ \\TEN-MAY-CHU\TEN-CHIA-SE.

Nếu Windows yêu cầu tên người dùng và mật khẩu

Trong mạng workgroup, Microsoft khuyến nghị dùng cùng tài khoản Microsoft hoặc cùng tài khoản cục bộ trên hai máy, hoặc nhập thông tin đăng nhập hợp lệ của máy chủ. Nhiều thảo luận trên Reddit cho thấy việc lưu đúng Windows Credential của máy chủ giải quyết tình trạng nhìn thấy máy in nhưng không kết nối được.

Không nên tắt Password protected sharing cho mọi mạng chỉ để bỏ qua bước xác thực. Nếu cần dùng cách này trong một mạng nhỏ, phải bảo đảm mạng là Private, đáng tin cậy và không có người lạ truy cập.

Bảng chẩn đoán nhanh

Không nên làm gì?

• Không bật SMB1 vì đây là giao thức cũ, có rủi ro bảo mật và không phải yêu cầu cho chia sẻ máy in hiện đại.
• Không tắt Windows Firewall lâu dài. Hãy bật đúng quy tắc File and Printer Sharing trên mạng Private.
• Không tải driver từ website không rõ nguồn.
• Không sửa Registry trước khi xác định lỗi nằm ở IP, driver, tài khoản hay RPC.

Nếu máy in đã kết nối nhưng hiển thị Offline hoặc không nhận lệnh, xem thêm cách kiểm tra IP và cổng máy in mạng. Diticoms hỗ trợ cài đặt máy in và mạng tận nơi tại TP.HCM.

Câu hỏi thường gặp

Nên kết nối bằng IP hay chia sẻ qua máy tính?

Nếu máy in có cổng LAN/Wi-Fi và hỗ trợ in mạng, kết nối trực tiếp bằng IP thường ổn định hơn. Chia sẻ qua máy tính phù hợp với máy in USB không có mạng.

Máy chủ tắt thì máy khách có in được không?

Không, nếu máy in USB được chia sẻ qua máy chủ. Máy in có IP riêng không phụ thuộc máy chủ này.

Có cần hai máy cùng tên người dùng không?

Không bắt buộc, nhưng máy khách phải có thông tin đăng nhập hợp lệ để truy cập máy chủ khi Password protected sharing được bật.

Nguồn tham khảo: Microsoft Support – Share a printer as a network printer; Fix shared printer connection problems in Windows; các tình huống từ Microsoft Q&A và Reddit TechSupport.